ISO9000質量管理體系所要求的文件應予以控制。記錄是一種特殊類型的文件，應依據條款4.2.4的要求進行控制。

編制形成文件的程序，以規定以下方面所需的控制：

a)文件發布前得到批準，以確保文件是充分與適宜的；

b)必要時對文件進行評審與更新，并再次批準；

c)確保文件的更改和現行修訂狀態得到識別；

d)確保在使用處可獲得有效版本的適用文件；

e)確保文件保持清晰、易于識別；

f)確保策劃和運作質量管理體系所必須的外來文件得到識別，并控制其分發；

g)防止作廢文件的非預期使用，若因任何原因而保留作廢文件時，對這些文件進行適當的標識。